Az uniós források felhasználásával kapcsolatban gyakran felmerül kritikaként, hogy túl sok adminisztrációval jár, lassú, költséges és bonyolult. Annak érdekében, hogy egyszerűsödjön a források igénybevétele, és gyorsabban, egyszerűbben lehessen a támogatásokat felhasználni, az Európai Bizottság 2006-tól elkezdett olyan lehetőségeket bevezetni, amelyek bizonyos feltételek mellett kiválthatják a szokásos elszámolási módokat. Az egyszerűsített felhasználási módok alkalmazásának lehetőségei jelentősen kiszélesednek a 2014-20-as időszakban, és egyes esetekben kötelező is lesz a használatuk. A hazai intézményrendszer jelenleg is dolgozik azon, hogy ezeket a lehetőségeket ki tudjuk használni.
A források felhasználásának mind az végrehajtási intézményrendszer, mind a kedvezményezettek oldalán költségei vannak. Az intézményrendszeri költségekről egy korábbi bejegyzésben már szóltunk, erre a rendeletek a programok 4%-át engedik fordítani, amit a tagállamok általában ki is szoktak használni. Ezek nagy részét a végrehajtásban dolgozók fizetése, az infrastruktúra, és eszközök biztosítása, valamint a nyilvántartási rendszerek működtetése teszik ki. A kedvezményezetti oldalon felmerülő adminisztratív többlet költségek nagyságát csak becsülni tudnánk, és attól függően, hogy milyen típusú költségeket veszünk bele, a projekt megvalósításának költségeinek jelentős hányadát tehetik ki. (Jelenleg nem tudunk olyan nyilvánosan elérhető elemzésről, amely alapján képet kaphatunk ezeknek a pluszköltségeknek a nagyságáról.) Ilyen pluszköltségeket jelent a pályázatok elkészítése, a projektek előkészítése, a projektmenedzsment, egyes esetekben a kötelező közbeszerzés (pl. a közszférán kívüli kedvezményezetteknek is közbeszerzést kell lefolytatniuk, bizonyos összeghatár felett, ha a támogatás aránya meghaladja a projekt költségeinek 50%-át), vagy a kötelező tájékoztatás. Természetesen ezeket egy részét akkor is el kellene végezni, ha a projektet nem uniós forrásból finanszírozzák, de az egyes tevékenységelemeknek a támogatás miatti többletszabályozása nyilvánvalóan többletköltségekkel jár a kedvezményezett oldaláról is.
Nagyon leegyszerűsítve a támogatások felhasználása alapvetően az alábbi módon történik:
A potenciális pályázó figyeli, hogy milyen finanszírozási lehetőségek állnak rendelkezésre. A rutinosabb pályázók erre gyakran saját belső kapacitást is létrehoznak, vagy megvesznek egy pályázatfigyelési szolgáltatást a piacról. A testhezálló pályázat megjelenésekor a pályázó elkészíti a pályázatát (ez a ritkább), vagy szintén a piacról megvásárolja ezt a szolgáltatást. Pozitív döntés esetén megkötik a támogatási szerződést, és elindulhat a projekt megvalósítása. A kedvezményezett a projekt megvalósítása alatt, az előrehaladással párhuzamosan benyújtja a beszámolóit a végrehajtási intézményrendszernek, aminek a részét képezik a tevékenységek végrehajtását igazoló tételes számlák, bizonylatok és egyéb dokumentumok. Ezek ellenőrzését követően kerül utólagos kifizetésre a jóváhagyott támogatási összeg. A támogatott projektekhez kapcsolódó dokumentációt aztán a kedvezményezettnek évekig meg kell őriznie, és ezalatt a végrehajtási intézményrendszer, és további ellenőrző szervek (a hazai audithatóság (EUTAF), az Állami Számvevőszék, a Bizottság auditorai, az ún. csalás elleni hatóság (OLAF), stb.) bármikor ellenőrizheti.
Már a fenti, jelentősen leegyszerűsítetten ismertetett folyamatból is jól látszik, hogy egy-egy pályázat megvalósulása során töméntelen dokumentum keletkezik, és az adminisztrációra mind a pályázó, mint az állam jelentős erőforrásokat fordít. Az adminisztráció egyszerűsítése és gyorsítása érdekében alapvetően háromféle egyszerűsített elszámolási módot tesznek a 2014-20-as EU-s jogszabályok lehetővé:
- átalányköltség alapú elszámolás;
- egységköltség alapú elszámolás;
- egyösszegű kifizetések.
Az átalányköltség alapú elszámolás lényege, hogy bizonyos típusú költségek, projekttípustól függően, egy előre megállapított arányban, mindenféle elszámolási kötelezettség nélkül finanszírozhatóak. Ezek jellemzően olyan költségek, amelyek egyébként, a normál működés alatt is felmerülnének, például rezsiköltség, bankköltségek, könyvelés, stb., de ezek arányosítása az adott támogatási projektre meglehetősen nehézkes. Ekkor a finanszírozó mondhatja azt például, hogy a tényleges költségektől függetlenül a kedvezményezett látatlanba megkapja a projekt 5%-át arra, hogy az ilyen típusú költségeit finanszírozza.
Az egységköltség alapú elszámolás lényege, hogy a támogatást nyújtó szervezet, és a kedvezményezett előre megegyezik abban, hogy bizonyos kimenet egy egységét mennyiért hajlandó finanszírozni. Például egy képzési program esetében a támogató egy adott képesítés megszerzésének költségét x forintban finanszírozza, így a kedvezményezettnek kifizethető támogatás attól fog függeni, hogy hány képesítés megszerzését tudja igazolni az adott projekt keretében.
Az egyösszegű kifizetés olyan projektek esetében alkalmazható, amelyek kisebb méretűek, valamint jól lehatárolható tevékenységeket és kimeneteket tartalmaznak. Ebben az esetben a támogató és a kedvezményezett előre megegyezik a projekt pontos tartalmáról, a kimenetekről, és az ennek megfelelő támogatási összegről. Ezután viszont a kedvezményezettnél ténylegesen felmerülő költségektől függetlenül történik a finanszírozás, és amennyiben a kedvezményezett igazolni tudja, hogy elvégezte az előre megegyezett tevékenységeket, és hozza a kimeneteket, megkapja az előre megállapodott támogatási összeget. Amennyiben azonban nem, akár a teljes támogatási összeget elbukhatja.
Mindhárom esetre érvényes, hogy a finanszírozás a kedvezményezettnél ténylegesen felmerülő költségektől függetlenül történik. Tehát, ha a kedvezményezett olcsóbban tudja kihozni a projektet, mint a támogatási összeg, akkor a többletet szabadon felhasználhatja, viszont, ha többletköltsége keletkezik, azt saját magának kell finanszíroznia. A valós költségeket később az auditok során az ellenőrző szervek nem is ellenőrizhetik.
Az egyes finanszírozási módok bevezetését természetesen meg kell előznie egy meggyőzően alátámasztott módszertannak, aminek biztosítania kell, hogy a finanszírozás nagyjából azért a tényleges felmerülő költségeket fedi le. Ilyen lehet például, hogy a 2007-13-as időszakban az egyes projekttípusoknál az adott költségtípusok, (tipikusan például a rezsiköltség), mekkora hányadot tettek ki.
Okosan használva, ezek a finanszírozási módok jelentős költségcsökkentést idézhetnek elő. Csehországban például kimutatták, hogy az egyik programban az olyan típusú számlák, amelyek nem közvetlenül a projektek szakmai megvalósításához kapcsolódtak (például a már többször említett rezsiköltség, banki költségek, könyvelés, stb.), a benyújtott számlák több mint kétharmadát tették ki darabszámban, míg összegszerűen csak kevesebb, mint a 20%-ot. Az átalány alapú elszámolás bevezetésével tehát rengetek adminisztrációt tudtak megspórolni.
Természetesen ezeket a módszereket nagyon körültekintően lehet csak bevezetni, hiszen ha előzetesen jelentősen alulbecsüljük a költségeket, az nehéz helyzetbe hozhatja a kedvezményezetteket, mivel a különbözetet nekik kell állniuk, másik oldalról viszont, ha túlbecsüljük, az a pénzek felhasználásának hatékonyságát, és a programok eredményességét veszélyeztetheti.
